Vi söker dig som:

  • Vill arbeta i en publik, idéburen verksamhet där besökarens upplevelse står i fokus.  
  • Är en strukturerad, noggrann och engagerad person som vill ha en bred administrativ roll.  
  • Tycker om att ha många kontaktytor, samt att skapa trivsel och goda relationer både inom och utanför organisationen.  

Om oss:
Nobel Prize Museum är ett populärt besöksmål som ligger på Stortorget i Gamla stan. Nobelpriset visar att idéer förändrar världen. Nobelpristagarnas mod, kreativitet och envishet inspirerar och ger oss hopp för framtiden. Med utgångspunkt i Nobelprisets unika kombination av ämnesområden – naturvetenskap, litteratur och fred – bjuder vi på Nobel Prize Museum in till utställningar, skolprogram, föreläsningar och samtal om vår tids stora frågor. Museets utåtriktade arbete inspirerar besökarna att känna att de själva kan vara med och förbättra världen i Nobelprisets anda. 

 

Arbetsuppgifter: 

  • Ta emot telefonsamtal och e-mail gällande gruppbokningar i museet. 
  • Boka in grupper, skicka bekräftelser samt fakturera efter besök. 
  • Sammanställa månadsrapporter (besöks- och fakturarapporter) samt månadsvis rapportera besöksstatistik. 
  • Skapa event och hantera biljettförsäljning i plattformen Invajo. 
  • Hantera gästlistor och korrespondens med gäster via mail och utskick genom plattformen Rule. 
  • Underhålla medlemsregister. 
  • Producera och publicera nyhetsbrev till museets medlemmar 
  • Hantera besöksundersökningar. 
  • Skapa trivsel på arbetsplatsen genom att bl.a. göra miljöerna trivsamma i mötesrum och gemensamma ytor, regelbundna livsmedelsbeställningar, samt bidra till att skapa trevliga personalaktiviteter. 
  • Kontorsservice såsom exv. att ta emot bud, att se till att skrivare har papper och att kaffemaskinen har vatten. 

 

På sikt är det vårt önskemål att denna roll kan ta över publicering av innehåll på museets hemsida och Google-profiler, där texthantering och bearbetning ingår på både svenska och engelska. 

 

Arbetstid och omfattning:

Tjänsten är en tillsvidaretjänst och omfattningen 100%. Arbetet förläggs dag- och i vissa fall kvällstid i huvudsak måndag-fredag. Variationer sker baserat på verksamhetens tider. 

 

Du har:

  • dokumenterad erfarenhet av att arbeta med koordination, administration och service; 
  • mycket goda kunskaper i svenska och engelska såväl i tal som i skrift; 
  • gedigen erfarenhet av att arbeta med digitala verktyg, inklusive Office-paketet. 

Du är noggrann, ordningsam och strukturerad. Du har lätt för att samarbeta, och för att bygga förtroende och goda relationer internt såväl som externt. Du har god servicekänsla och stimuleras av att underlätta andras arbete genom ett välfungerande administrativt stöd. Du är självgående och har förmåga att proaktivt se behov och driva arbetet framåt inom dina ansvarsområden.

 

Ansökan:

Tillträde snarast.

Vi tillämpar ett mångfaldsperspektiv i våra rekryteringar.

Välkommen att skicka din ansökan till rekrytering.nobelprizemuseum@nobelprize.org omgående, vi tar endast emot ansökningar via e-post. Skriv ”Administrativ koordinator” i ämnesraden. Urval och intervjuer görs löpande.

(publicerad 25 maj 2022)